FAQ

Hvorfor skal lokalforeninger og klubber holde generalforsamlinger hvert år?

Generalforsamlingen er lokalforeningens/klubbens øverste myndighed og består af de medlemmer, som er tilknyttet lokalforeningen/klubben. Medlemmerne har stemmeret på generalforsamlingen og kan dermed udøve deres indflydelse på lokalforeningen/klubben. På generalforsamlingen vælger medlemmerne, hvem der skal sidde i bestyrelsen. Det er også på generalforsamlingen, at medlemmerne har mulighed for at blive hørt og få forslag behandlet, og det er her bestyrelsen orienterer medlemmerne om årets aktiviteter og regnskab. Generalforsamlingen er derfor lokalforeningens/klubbens vigtigste årlige møde.

Hvornår skal generalforsamlingerne være afholdt, og hvad er grundlaget herfor?

Det fremgår af § 4, stk. 1 i vedtægten for Hjerteforeningens lokalforeninger, motionsklubber og landsdækkende klubber, at lokalforeningen/klubben skal afholde generalforsamling hvert år inden 15. marts, dvs. hvert år i perioden fra 1. januar til 15. marts.

På generalforsamlingen vælger medlemmerne lokalforeningens/klubbens bestyrelse. Bestyrelsen udgør lokalforeningens/klubbens øverste ledelse i perioden mellem generalforsamlingerne.

Valg af bestyrelse på lokalforeningernes/klubbernes generalforsamling fastlægger samtidigt også grundlaget for, hvem der kan indgå som repræsentant i Hjerteforeningens repræsentantskab og dermed har stemmeret på Hjerteforeningens repræsentantskabsmøde.

Formanden for lokalforeningen/klubben – og eventuelt også et eller flere af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, afhængigt af lokalforeningens/klubbens størrelse – indgår som repræsentanter i Hjerteforeningens repræsentantskab, der er Hjerteforeningens øverste myndighed.

Hvilke dokumenter skal indsendes efter en generalforsamling, og hvad er deadline herfor?

Vedtægten for Hjerteforeningens lokalforeninger og klubber og forretningsordenen fastlægger rammerne for lokalforeningernes og klubbernes arbejde. Dokumenterne skal godkendes og underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Derudover skal bestyrelsen indsende et skema over bestyrelsessammensætningen. Disse dokumenter udgør Hjerteforeningens dokumentation for, at bestyrelsesmedlemmerne har godkendt vedtægterne og forretningsordenen, samt dokumentation for, hvem der udgør lokalforeningen/klubbens bestyrelse, og hvilke bestyrelsesposter de enkelte bestyrelsesmedlemmer varetager.

Da lokalforeningen/klubben er selvstændigt dataansvarlige, skal formanden underskrive en fortrolighedserklæring på vegne af bestyrelsen. Fortrolighedserklæringen sikrer, at formanden og bestyrelsesmedlemmerne er indforståede med, at de har tavshedspligt om de personoplysninger, som bestyrelsen kommer i besiddelse af, og at de har pligt til at passe på personoplysningerne. Formanden skal kun underskrive en fortrolighedserklæring, når vedkommende bliver valgt som formand. Formanden behøver altså ikke underskrive fortrolighedserklæringen hvert år.

Dokumenterne skal indsendes til Hjerteforeningen senest den 22. marts

Skal lokalforeninger og klubber indsende underskrevne vedtægter og forretningsordner til Hjerteforeningen, hvis der ikke er ændringer i bestyrelsessammensætningen?

Alle bestyrelsesmedlemmer (og suppleanter) skal godkende og underskrive vedtægterne og forretningsordenen og herefter indsende dokumenterne til Hjerteforeningen. Det er Hjerteforeningens dokumentation for, at bestyrelsesmedlemmerne har godkendt dokumenterne, som udgør rammerne for lokalforeningen/klubbens arbejde. Dokumenterne skal til enhver tid afspejle den eksisterende bestyrelsessammensætning. 

Hvis der ikke foretages ændringer i bestyrelsessammensætningen, behøver bestyrelsen ikke underskrive dokumenterne igen det efterfølgende år, da de jo allerede har tiltrådt dem. 

Lokalforeningen/klubben skal dog meddele, at der ikke er ændringer i bestyrelsessammensætningen. Dette gøres til frivilligadministration@hjerteforeningen.dk med lokalforeningen/klubbens frivilligkonsulent cc
Hvis et nyt bestyrelsesmedlem eller en suppleant indtræder i bestyrelsen, skal bestyrelsen indsende en opdateret version af dokumenterne, som alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har underskrevet.

Hvis et eksisterende bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, så skal de resterende bestyrelsesmedlemmer underskrive og indsende dokumenterne igen. Dette gøres for at sikre, at dokumenterne altid afspejler den eksisterende bestyrelsessammensætning.

Skal alle lokalforeninger/klubber indsende skema over bestyrelsen igen, hvis der ikke er ændringer i bestyrelsessammensætningen?

Lokalforeningen/klubben behøver ikke udfylde og indsende et nyt skema over bestyrelsessammensætningen, hvis der ikke er ændringer i denne. Lokalforeningen/klubben skal dog meddele, at der ikke er ændringer i bestyrelsessammensætningen. Dette gøres tilfrivilligadministration@hjerteforeningen.dk med lokalforeningen/klubbens frivilligkonsulent cc.

Hvornår og hvor ofte afholdes Hjerteforeningens repræsentantskabsmøde?

Hjerteforeningens repræsentantskabsmøde afholdes én gang årligt og senest inden udgangen af maj måned.

Hvem og hvor mange kan deltage på repræsentantskabsmødet?

Det fremgår af Hjerteforeningens vedtægter, at repræsentantskabet består af formændene for lokalforeningerne/klubberne, der er repræsentant for de første 1250 medlemmer i lokalforeningen/klubben. Derefter har lokalforeningerne/klubberne én repræsentant yderligere for hver påbegyndt 1250 medlemmer i lokalforeningen/klubben. Klubber kan dog maks. være repræsenteret med fem repræsentanter.

Alle repræsentanterne skal være bestyrelsesmedlemmer i en lokalforening/klub.

Formanden kan vælge at lade sig repræsentere af en stedfortræder. Det betyder, at lokalforeningerne/klubberne i princippet helt selv kan vælge hvem fra bestyrelsen, der skal repræsentere lokalforeningen/klubben på repræsentantskabsmødet. Det er kun bestyrelsesmedlemmer, der kan deltage på repræsentantskabsmødet. Lokalforeningen/klubben kan derfor ikke sende bestyrelsessuppleanter.

Derudover består repræsentantskabet også af de 13 medlemmer af Hjerteforeningens bestyrelse.

Hvorfor skal lokalforeningen holde et konstituerende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen?

Bestyrelsen bliver valgt på generalforsamlingen og har herefter selv ansvaret for at konstituere sig på et konstituerende bestyrelsesmøde. På det konstituerende bestyrelsesmøde skal bestyrelsen beslutte, hvem af bestyrelsesmedlemmerne, der skal varetage de enkelte bestyrelsesposter og ansvarsområder i bestyrelsen, og hvem der kan tegne lokalforeningen/klubben udadtil.

Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne skal underskrive lokalforeningens/klubbens vedtægter og forretningsorden. Derudover skal formanden underskrive en fortrolighedserklæring. Dokumenterne skal sammen med skemaet over bestyrelsens sammensætning indsendes til Hjerteforeningen senest den 22. marts.

Disse dokumenter er Hjerteforeningens dokumentation for, hvem der udgør lokalforeningens/klubbens bestyrelse, og hvilke bestyrelsesposter de enkelte bestyrelsesmedlemmer varetager, samt at bestyrelsesmedlemmerne har godkendt vedtægterne og forretningsordenen.

Kan en bestyrelse vælge ikke at have en formand?

Det er en forudsætning for etablering af en lokalforening/klub, at der er en bestyrelse til at lede den. Det fremgår af lokalforeningen/klubbens vedtægter, at lokalforeningen/klubben skal ledes af en bestyrelse på 5-7 medlemmer, og at lokalforeningen/klubben skal konstituere sig med en formand. 

Hvis bestyrelsen ikke vil eller kan vælge en formand, så vil lokalforeningen/klubben overgå til at blive et aktivitetsudvalg. Læs mere om aktivitetsudvalg under spørgsmålet “Hvad er forskellen på et aktivitetsudvalg og en lokalforening/klub med bestyrelse? 

Kan man deltage i repræsentantskabsmødet, hvis man ikke har afholdt generalforsamling? Kan der gives dispensation?

Valg af bestyrelse på lokalforeningernes/klubbernes generalforsamling fastlægger grundlaget for, hvem der kan indgå som repræsentant i Hjerteforeningens repræsentantskab og dermed har stemmeret på Hjerteforeningens repræsentantskabsmøde.

En lokalforening/klub kan ikke deltage i repræsentantskabsmødet, hvis den ikke har afholdt generalforsamling.

Hjerteforeningens bestyrelse har i samråd med Hjerteforeningens eksterne advokat undtagelsesvist givet dispensation i helt særlige situationer, hvor det ikke har været muligt at afholde en generalforsamling.

Hvorfor er det vigtigt at lokalforeningerne/klubberne deltage i repræsentantskabsmødet?

Repræsentantskabsmødet er Hjerteforeningens øverste myndighed. Repræsentanterne har stemmeret på repræsentantskabsmødet og dermed mulighed for at udøve deres indflydelse i Hjerteforeningen. På repræsentantskabsmødet vælger repræsentanterne, hvem der skal sidde i bestyrelsen og godkender Hjerteforeningens regnskab. Det er også på repræsentantskabsmødet, at repræsentanterne har mulighed for at blive hørt og få forslag behandlet, og det er her bestyrelsen orienterer repræsentanterne om årets aktiviteter.

Repræsentantskabsmødet er derfor Hjerteforeningens vigtigste årlige møde.

Repræsentantskabet er kun beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af repræsentanterne er til stede.

Hvad er forskellen på et aktivitetsudvalg og en lokalforening/klub med bestyrelse?

I forbindelse med etableringen af nye lokalforeninger/klubber bliver der ofte oprettet et aktivitetsudvalg. Lokalforeningen/klubben har status af et aktivitetsudvalg indtil der er valgt en formel bestyrelse bestående af 5-7 bestyrelsesmedlemmer på den stiftende generalforsamling.

En lokalforening/klub, som ikke har holdt generalforsamling inden for de vedtægtsfastsatte rammer, men som fortætter sine aktiviteter, eller en lokalforening/klub, der ikke kan opnå fem bestyrelsesmedlemmer, vil få status af et aktivitetsudvalg indtil der igen er afholdt generalforsamling og valgt en bestyrelse på 5 til 7 medlemmer.

En lokalforening/klubs status af et aktivitetsudvalg påvirker ikke lokalforeningen/klubbens administration af økonomi. Et aktivitetsudvalg kan få bevillinger fra Hjerteforeningen og kan ansøge om § 18-midler på samme vilkår som en lokalforening/klub.

Aktivitetsudvalg har ikke en formel bestyrelse og dermed heller ikke en formand og bestyrelsesmedlemmer. Aktivitetsudvalg har derfor ikke nogen tegningsberettigede, der kan underskrive på udvalgets vegne. De enkelte medlemmer af aktivitetsudvalget kan underskrive personligt.

Da aktivitetsudvalget ikke har nogen bestyrelse, så vil udvalget ikke være omfattet af Hjerteforeningens bestyrelsesansvarsforsikring. De enkelte medlemmer af aktivitetsudvalget vil derfor kunne blive holdt personligt ansvarlige for tab.

Det er ifølge Hjerteforeningens hovedvedtægter lokalforeningen/klubbens formand og bestyrelsesmedlemmer, der repræsenterer lokalforeningen/klubben på repræsentantskabsmødet. Da aktivitetsudvalget ikke har nogen bestyrelse, og dermed ikke nogen repræsentanter, så kan aktivitetsudvalg ikke deltage på repræsentantskabsmødet.

Hvordan kan repræsentanterne stille forslag til repræsentantskabsmødet?

Repræsentanterne kan indsende forslag til dagsorden til repræsentantskabsmødet, herunder forslag til valg af bestyrelsesmedlemmer. Forslagene skal være indsendt til Hjerteforeningen senest fire uger før afholdelse af repræsentantskabsmødet.

Alle repræsentanter kan stille forslag til repræsentantskabsmødet.

Hvad sker der, når en lokalforening går i opløsning?

En lokalforening/klub kan træffe afgørelse om opløsning. Opløsningen af en lokalforening/klub skal godkendes af Hjerteforeningen. Når en lokalforening/klub opløses, så tilfalder dens midler Hjerteforeningen. 

Særligt vedr. 2021

Hvordan skal vi afholde generalforsamling inden den 15. marts 2021?

På baggrund af sundhedsmyndighedernes anbefalinger og Hjerteforeningens interne retningslinjer er det blevet besluttet at afholde generalforsamlingerne elektronisk. Hjerteforeningens frivilligkonsulenter vil bistå lokalforeningerne/klubberne med indkaldelse, opsætning og afholdelse af de elektroniske generalforsamlinger.

Må vi afholde elektroniske generalforsamlinger?

Hjerteforeningens bestyrelse har i samråd med Hjerteforeningens advokat og med stor opbakning fra lokalforeningerne og klubberne besluttet, at generalforsamlingerne kan afholdes elektronisk.

Skal lokalforeninger og klubber afholde generalforsamling i foråret 2021, hvis de holdt en generalforsamling i efteråret eller sommeren 2020?

Selvom lokalforeningen/klubben har afholdt en ekstraordinær generalforsamling i sommeren eller efteråret 2020, så skal der afholdes en generalforsamling i foråret 2021. Generalforsamlingen skal afholdes i perioden 1. januar 2021 til 15. marts 2021.

Billede til formular-banner