Retningslinjer for udgifter

godtgoerelse

Det er bestyrelsens ansvar, at aktiviteter gennemføres i overensstemmelse med følgende retningslinjer og Hjerteforeningens formål i øvrigt.

Telefongodtgørelse og net-opkobling
Telefongodtgørelse og tilskud til net-opkobling kan maksimalt udgøre 1500 kr. pr. lokalforening/klub. Godtgørelsen er skattefri for modtager. Godtgørelsen kræver ikke bilag fra udbyder, men et internt notat med underskrifter fra modtagerne i bestyrelsen. Beløbet kan deles mellem flere personer.

Kontorhold
Kontorartikler, som fx toner til printere mm. refunderes efter regning. Der skal altid foreligge kvittering for at omkostninger kan refunderes.

IT-udstyr
Hjerteforeningen dækker ikke udgifter til indkøb af computere, printere, telefon mm. Dog er der eksempel på, at en lokalbestyrelse har fået dækket udgiften til indkøb af en projektor ved en lokal sponsor. Udstyret tilhører i det tilfælde Hjerteforeningen og skal videregives ved en eventuel udskiftning i bestyrelsen.

Diæter
Hjerteforeningen udbetaler ikke diæter. Forplejning og andre mødeudgifter refunderes efter regning. Der skal altid foreligge kvittering for at omkostningerne kan refunderes.

Kørselsgodtgørelse
Der kan udbetales kørselsgodtgørelse for kørsel foretaget på vegne af Hjerteforeningen. I 2020 er taksten: 1,96 kr. pr. km. Taksten revideres årligt af SKAT. Hjerteforeningens rejseafregningsskabelon skal altid anvendes som dokumentation for kørslen. Den findes på frivillignet. Det er meget vigtigt, at det tydeligt bliver anført, hvor der er kørt fra og til med angivelse af fuldstændige adresser, idet det er SKAT’s betingelse for, at godtgørelsen kan udbetales skattefrit. Derudover skal formålet med kørslen også altid anføres. Da Hjerteforeningen arbejder for indsamlede midler opfordres der til samkørsel eller brug af offentlig transport, hvor det er muligt.

Honorar til foredragsholdere, musikere ved julearrangementer osv.
Det skal indhentes dokumentation om den person/virksomhed, der får udbetalt honorar (fx foredragsholderen), enten i form af:

  1. En faktura med angivelse af virksomhedens CVR nummer, eller
  2. Fulde navn og CPR nr. på honorarmodtageren, når denne ikke har en CVR registreret virksomhed

Hjerteforeningen har ifølge SKAT pligt til at indberette al B-indkomst, hvis honorarmodtageren ikke er en del af en CVR-registreret virksomhed. Sker dette ikke, vil det blive anset for sort arbejde. Vær opmærksom på, at udlevering af gavekort er sidestillet med kontant betaling og således også er skattepligtigt og indberetningspligtigt for Hjerteforeningen.

Såfremt en foredragsholder (eller anden person) i stedet for en kontant betaling modtager en gave (bog, vin o. lign.) som tak for indsatsen, så er det modtagers eget ansvar at medtage den subjektive værdi af gaven på selvangivelsen. Bestyrelsen skal i denne forbindelse ikke indhente modtagerens fulde navn og CPR-nummer.

Sommerafslutning og julefrokost
Hver bestyrelse kan afholde et sommerarrangement og en julefrokost for bestyrelsens frivillige. Budget pr. person pr. arrangement er 200 kr. Behørig dokumentation med angivelse af antal personer skal angives på kvittering. Bestyrelsen kan vælge kun at afholde ét arrangement, og derved budgettere med 400 kr. pr. person til arrangementet.

Vin i Hjerteforeningen
Med baggrund i Hjerteforeningens fokus på sund forplejning og korrekt brug af foreningens midler bør foreningens udgifter til alkohol være begrænset. I forbindelse med et sommerarrangement, en julefrokost eller andre særlige lejligheder kan der nydes et par glas vin, men vin/øl/spiritus til møderne i det daglige kan ikke dækkes af Hjerteforeningen.

Mødeudgifter ved bestyrelsesmøder
Alle omkostninger i forbindelse med bestyrelsesmøder refunderes efter regning eller ved en tildeling på 200 kroner til mødeværten. I sidstnævnte tilfælde underskrives et bilag, som kassereren har med til mødet. Der opfordres generelt til, at der serveres forplejning efter Hjerteforeningens vejledninger.

Gaver
Ligesom der er fornuftige regler for de ansatte på dette område, er det valgt at beskrive mulighederne for de frivillige bestyrelsesmedlemmers gavevalg på tre områder:

  • Afgået bestyrelsesmedlem: Her kan gives en gave/blomst til max 300 kr.
  • Dødsfald: Her kan sendes en bårebuket til max 300 kr.
  • Runde fødselsdage m.m.: Her kan gives blomst, købmandskurv eller anden gave til 300 kr.

 

Bliv en del af fællesskabet og Hjertesagen!

Klik på knappen og udfyld formularen - så kontakter vi dig!