Generalforsamling
Hvert år og senest den 15. marts holder Hjerteforeningens lokalforeninger og klubber generalforsamling. På denne side kan du forhåbentlig finde svar på dit spørgsmål, samt finde alle de relevante dokumenter, du skal bruge i forbindelse med afholdelse af jeres årlige generalforsamling.
Bestyrelsens sammensætning efter generalforsamlingen sendes via
Formular over bestyrelsesmedlemmer.
Vær opmærksom på at medlemmer af bestyrelsen skal være medlem af Hjerteforeningen.
Dokumenter samt udfyldt formular skal være frivilligadministrationen i hænde senest 20. marts.
Vedtægter:
Forretningsorden:
De underskrevne lokalvedtægter og forretningsordner sendes [email protected], cc. din frivilligkonsulent. som indscannet pdf eller som tydeligt billede. Dokumenterne kan som noget nyt også uploades samtidig med udfyldelse af formularen over bestyrelsesmedlemmer.
OBS! Der kan være enkelte lokalforeninger eller klubber, hvor der vil være behov for årlige underskrevne vedtægter ifm. §18-midler.
Dokumenter samt udfyldt formular skal være frivilligadministrationen i hænde senest 20. marts.
Herunder følger nogle gode og hyppigt forekommende spørgsmål, og svarene derpå:
Det fremgår af § 4, stk. 1 i vedtægten for Hjerteforeningens lokalforeninger, motionsklubber og landsdækkende klubber, at lokalforeningen/klubben skal afholde generalforsamling hvert år inden 15. marts, dvs. hvert år i perioden fra 1. januar til 15. marts.
På generalforsamlingen vælger medlemmerne lokalforeningens/klubbens bestyrelse. Bestyrelsen udgør lokalforeningens/klubbens øverste ledelse i perioden mellem generalforsamlingerne.
Valg af bestyrelse på lokalforeningernes/klubbernes generalforsamling fastlægger samtidigt også grundlaget for, hvem der kan indgå som repræsentant i Hjerteforeningens repræsentantskab og dermed har stemmeret på Hjerteforeningens repræsentantskabsmøde.
Formanden for lokalforeningen/klubben – og eventuelt også et eller flere af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, afhængigt af lokalforeningens/klubbens størrelse – indgår som repræsentanter i Hjerteforeningens repræsentantskab, der er Hjerteforeningens øverste myndighed.
Bestyrelsen bliver valgt på generalforsamlingen og har herefter selv ansvaret for at konstituere sig på et konstituerende bestyrelsesmøde.
På det konstituerende bestyrelsesmøde skal bestyrelsen beslutte, hvem af bestyrelsesmedlemmerne, der skal varetage de enkelte bestyrelsesposter og ansvarsområder i bestyrelsen, og hvem der kan tegne lokalforeningen/klubben udadtil.
Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne skal underskrive lokalforeningens/klubbens vedtægter og forretningsorden. Dokumenterne skal sammen med udfyldelse af formular over bestyrelsens sammensætning indsendes til Hjerteforeningen senest den 22. marts.
Disse dokumenter er Hjerteforeningens dokumentation for, hvem der udgør lokalforeningens/klubbens bestyrelse, og hvilke bestyrelsesposter de enkelte bestyrelsesmedlemmer varetager, samt at bestyrelsesmedlemmerne har godkendt vedtægterne og forretningsordenen.
Det er en forudsætning for etablering af en lokalforening/klub, at der er en bestyrelse til at lede den.
Det fremgår af lokalforeningen/klubbens vedtægter, at lokalforeningen/klubben skal ledes af en bestyrelse på 3-7 medlemmer, og at lokalforeningen/klubben skal konstituere sig med en formand.
Hvis bestyrelsen ikke vil eller kan vælge en formand, så vil lokalforeningen/klubben overgå til at blive et aktivitetsudvalg.
Læs mere om aktivitetsudvalg under spørgsmålet “Hvad er forskellen på et aktivitetsudvalg og en lokalforening/klub med bestyrelse?”
I forbindelse med etableringen af nye lokalforeninger/klubber bliver der ofte oprettet et aktivitetsudvalg. Lokalforeningen/klubben har status af et aktivitetsudvalg, indtil en formel bestyrelse bestående af 3-7 bestyrelsesmedlemmer, herunder en formand, har konstitueret sig.
En lokalforening/klub, som ikke har holdt generalforsamling inden for de vedtægtsfastsatte rammer, men som fortætter sine aktiviteter, eller en lokalforening/klub, der ikke kan opnå tre bestyrelsesmedlemmer/valg af formand, vil få status af et aktivitetsudvalg indtil, der igen er afholdt generalforsamling og valgt en bestyrelse på 3-7 medlemmer/formand.
Aktivitetsudvalg har ikke en formel bestyrelse og dermed heller ikke en formand og bestyrelsesmedlemmer. Aktivitetsudvalg har derfor ikke nogen tegningsberettigede, der kan underskrive på udvalgets vegne. De enkelte medlemmer af aktivitetsudvalget kan underskrive personligt. Det medfører bl.a., at udvalget ikke kan underskrive aftale om en foreningskonto lokalt.
Da aktivitetsudvalget ikke har nogen bestyrelse, så vil udvalget ikke være omfattet af Hjerteforeningens bestyrelsesansvarsforsikring. De enkelte medlemmer af aktivitetsudvalget vil derfor kunne blive holdt personligt ansvarlige for tab.
Det er ifølge Hjerteforeningens hovedvedtægter lokalforeningen/klubbens formand og bestyrelsesmedlemmer, der repræsenterer lokalforeningen/klubben på repræsentantskabsmødet. Da aktivitetsudvalget ikke har nogen bestyrelse, og dermed ikke nogen repræsentanter, så kan aktivitetsudvalg ikke deltage på repræsentantskabsmødet.
En lokalforening/klubs status af et aktivitetsudvalg påvirker ikke lokalforeningen/klubbens administration af økonomi. Et aktivitetsudvalg kan få bevillinger fra Hjerteforeningen og kan ansøge om § 18-midler på samme vilkår som en lokalforening/klub.
Hjerteforeningens vedtægter er hovedvedtægterne. Lokalforeningerne/klubbernes vedtægter skal ses som et supplement til hovedvedtægterne. Hovedvedtægterne gælder medmindre, at de er fraveget i lokalforeningen/klubbens vedtægter. Ved tvivlstilfælde er det hovedvedtægterne, der er gældende.
Lokalforeningen/klubbens vedtægter sætter rammerne for lokalforeningen/klubbens arbejde. Lokalforeningen/klubben skal arbejde inden for rammerne af vedtægterne. På samme måde er Hjerteforeningens hovedvedtægter rammerne for Hjerteforeningens arbejde. Hovedvedtægterne fastlægger de overordnede rammer for både Hjerteforeningens og lokalforeningernes arbejde.
Lokalforeningens/klubbens vedtægt er en standardvedtægt. Det vil sige, at de er enslydende gældende for alle lokalforeninger og klubber.
Afvigelser fra standardvedtægten skal godkendes af Hjerteforeningens bestyrelse.
Bestyrelsen for lokalforeningen/klubben kan selv ændre i standardforretningsordenen, men indholdet i den må ikke være i modstrid med Hjerteforeningens hovedvedtægt eller lokalvedtægt. Ændres forretningsordenen, skal den ajourførte forretningsorden underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer og indsendes til [email protected].
Ja, det er muligt at være bestyrelsesmedlem i flere lokalforeninger/klubber med de rettigheder og forpligtelser, der følger heraf.
Er man bestyrelsesmedlem i flere lokalforeninger/klubber, skal man vælge en af lokalforeningerne/klubberne som primær tilknytning.
Hvis der ikke vælges en primær tilknytning, bliver man automatisk tilknyttet i lokalforeningen i bopælskommunen.
Den primære tilknytning har betydning for udregning af antal medlemmer af repræsentantskabet.
Dirigenten er mødeleder og ordstyrer på generalforsamlingen.
Dirigenten skal have et godt kendskab til vedtægterne, da generalforsamlingen skal ledes i henhold til vedtægterne. Dirigenten skal være upartisk og neutral. Dirigentens egne holdninger eller bestyrelsesmedlemmernes holdninger må ikke komme til udtryk i den måde, som generalforsamlingen ledes på.
Da bestyrelsen har ansvaret for at indkalde til og afholde generalforsamlingen, er det ikke muligt for et bestyrelsesmedlem at fungere som en neutral dirigent.
Lokalforeningen/klubbens vedtægter og forretningsorden skal underskrives. Disse dokumenter skal derfor have en gyldig underskrift.
Bestyrelsesmedlemmerne kan underskrive dokumenterne digitalt i DigiSigner.
Ønsker bestyrelsesmedlemmerne at underskrive digitalt i DigiSigner, skal de skrive en mail til [email protected].
En lokalforening/klub kan vælge at træffe afgørelse om opløsning, såfremt lokalforeningen/klubben ikke kan samle en bestyrelse på mindst 3 medlemmer, eller såfremt lokalforeningen/klubben ikke afholder generalforsamling,.
Opløsningen af en lokalforening/klub skal godkendes af Hjerteforeningen.
Når en lokalforening/klub opløses, så tilfalder dens midler Hjerteforeningen.
Digital underskrift med DigiSigner
Bliv en del af fællesskabet og Hjertesagen!
Klik på knappen og udfyld formularen - så kontakter vi dig!