GDPR, mails og billeder

I Hjerteforeningen er lokalforeninger og klubber selvstændigt dataansvarlige. Hver lokalforening har en dataansvarlig i bestyrelsen – typisk formanden – som underskriver en fortrolighedserklæring i forbindelse med generalforsamlingen.

Har du behov for din egen persondatapolitik, så kan du med fordel hente denne skabelon og tilrette den.

Herunder kan du finde svar på hyppige spørgsmål iht. persondataforordningen i forbindelse med den frivillige indsats. Persondataforordningen er en lov om databeskyttelse og kaldes også GDPR. (General Data Protection Regulation)

Retningslinjer for mails til medlemmer eller frivillige

Det er vigtigt at beskytte personfølsomme informationer – men inden
for dette også sikre den nødvendige informationsdeling mellem Hjerteforeningens
frivillige, således at I kan kommunikere sammen.

Derfor gælder følgende:

Ved kommunikation med mere end ét medlem (som ikke er en del af frivillignetværket)
benyttes altid bcc, således at mailadresser i vores database forbliver fortrolige.
Ved kommunikation med formænd for lokalforeninger og klubber alene kan der benyttes cc.
Mailadresser på formænd er i forvejen offentligt kendte via bl.a. hjemmesiderne.

Må man bruge billeder fra internettet?

Nej, man må ikke bruge billeder fra internettet, medmindre man har fået lov.

Dette gælder også selvom billederne ligger frit tilgængelige på nettet, f.eks. via en googlesøgning.

Alle billeder er underlagt ophavsretsloven. Det vil sige, at det er den person, der har taget/tegnet billedet, der ejer billedet. Du må derfor kun anvende billedet, hvis du indgår en aftale med ejeren af billedet.

Det er strafbart at anvende billeder uden at have fået lov af den, der ejer ophavsretten. Det kan koste en bøde at anvende et billede uretmæssigt.

Der findes hjemmesider, hvor man gratis kan hente og bruge billeder. Et eksempel er https://pixabay.com/ eller https://unsplash.com/

Må man anvende billeder, man selv har taget?

Når man selv tager/tegner billeder eller hyrer en fotograf til det, så har man selv ophavsretten til billederne og kan bruge billederne som man vil.

Er der personer på billederne skal man være opmærksom på, at offentliggørelse af genkendelige personer betragtes som behandling af personoplysninger. De databeskyttelsesretlige regler skal derfor være opfyldt.

Husk der altid skal informeres om, at der tages billeder til arrangementer, og at der i nogle tilfælde kræves et samtykke.

Hvordan sender jeg sikkert en mail, der indeholder et CPR-nummer?

Hvordan får jeg samtykke til at bruge billeder?

Hvad med samarbejdspartnere og fortrolige oplysninger?

Hvad hvis personfølsom data er blevet kompromitteret?

Det kan være ret omfattende at forstå alt, så du kan med fordel tage Hjerteforeningens GDPR-test for at blive klogere.

Ved tvivlsspørgsmål, kan du altid kontakte din frivilligkonsulent.